PT. Perkebunan Nusantara IV - Integrated Human Capital System
Name of Organization / Company: PT. Perkebunan Nusantara IV, Medan, Sumatera Utara, Indonesia:
Category: Award for the Innovative Use of Technology in Human Resources > Computer Industries
Entry Title: Integrated Human Capital System
Essay:
PT. Perkebunan Nusantara IV (PTPN IV) merupakan salah satu anak perusahaan Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang bergerak pada bidang usaha agroindustri. Pada awalnya perusahaan ini merupakan perusahaan swasta milik Belanda yang bernama NV HVA (Namblodse Venotschaaf Handels Vereeniging Amsterdam), kemudian pada tahun 1959 dinasionalisasi oleh Pemerintah Republik Indonesia. PTPN IV memiliki 30 Unit Usaha yang mengelola budidaya Kelapa Sawit dan 1 Unit Usaha yang mengelola budidaya Teh dan 1 Unit Kebun Plasma Kelapa Sawit, serta 1 Unit Usaha Perbengkelan (PMT Dolok Ilir).
Perusahaan yang jumlah karyawan tetapnya mencapai 20 ribu- an orang ini, didominasi oleh karyawan dengan tingkat pendidikan yang rendah. Karyawan dengan jumlah pendidikan terbanyak adalah Sekolah Dasar dengan persentase 37% pada rentang usia 46- 55 tahun, sedangkan pendidikan dan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas dengan persentase sebesar 30% di rentang usia kurang dari 40 tahun. Tingkat sebaran pendidikan yang rendah pada usia tersebut, menjadi salah satu tantangan dalam pengimplementasian teknologi di PTPN IV.
Inovasi dalam bidang Sumber Daya Manusia sudah dilakukan sejak tahun 2004, namun mengalami stagnasi karena semua aplikasi yang dikembangkan belum terintegrasi satu sama lain (silo). Untuk mengatasi hal tersebut, pihak manajemen melakukan transformasi bisnis dengan merekrut tenaga profesional dan pemanfaatan teknologi untuk percepatan, efektivitas dan efisiensi bisnis.
Inovasi dan penerapan teknologi dalam bidang SDM PTPN IV yang telah dilakukan, antara lain Integrated Human Capital System (IHCS) merupakan portal aplikasi SDM yang terdiri dari: (a) Mobile Simkar “m- Simkar”; aplikasi pengelolaan data personal karyawan yang memiliki output daftar riwayat hidup karyawan yang dapat diakses oleh masing- masing karyawan. M- Simkar juga mengelola data tanggungan karyawan, reward, punishment, asessment, riwayat pengalaman kerja, pendidikan, pengalaman organisasi, dan referensi, (b) e- Payslip; aplikasi pelaporan slip gaji karyawan yang menyajikan data hasil integrasi dari sistem SAP dengan IHCS, (c) e- Absensi; aplikasi pengelolaan data kehadiran, quota cuti karyawan dan hari kerja karyawan, (d) Sistem Manajemen Kinerja (SEMAKIN4); aplikasi pengelolaan kinerja dan kompetensi karyawan.
Selain IHCS, sejak tahun 2017 PTPN IV bersama seluruh PTPN group telah mengimplementasikan sistem SAP modul HCM. Modul yang diimplementasikan meliputi modul personal administration, organization development, payroll dan checkroll.
IHCS merupakan aplikasi berbasis web yang dikembangkan dengan teknologi pada Application: Visual Studio 2008, Visual Studio 2010, PHP Laravel Framework, Crystal Report, Jasper Report (Java), Javascript (Jquery, Vanilla JS), pada Database: Sql Server 2012, sedangkan SAP yang digunakan adalah SAP S/4HANA.
Saat ini sedang dikembangkan service export dan import data yang berfungsi untuk mengintegrasikan data transaksi biaya ketenagakerjaan yang terdapat pada SAP Modul HCM ke dalam sistem IHCS dalam bentuk Dashboard. Selanjutnya akan dikembangkan sistem talent management, career and succession planning management dan man power planning system.
Kebutuhan akan percepatan pelaporan, keakuratan data, dan kecepatan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen, mengharuskan data pada aplikasi IHCS dan SAP dimutakhirkan secara berkala dari seluruh unit usaha. Hal ini harus didukung dengan infrastruktur komunikasi data yang handal mengingat topografi beberapa unit usaha PTPN IV yang berada di daerah rawan bencana alam seperti banjir, longsor, sambaran petir, dan sumber listrik yang tidak stabil.
Sebelum tahun 2017, PTPN IV menerapkan teknologi Active Directory yang memungkinkan proses otentikasi dan otorisasi dan penerapan kebijakan keamanan data serta pembaruan sistem software yang terpusat. Sentralisasi layanan tersebut memungkinkan layanan network printing diterapkan sehingga berkontribusi terhadap penurunan biaya investasi aset dan operasional.
Pada tahun 2017, PTPN IV melakukan improvisasi arsitektur jaringan (core, distribution, access) dan menggunakan layanan Metro Network berbasis teknologi Multiprotocol Label Switching dengan media transmisi fiber optic di seluruh unit usaha dengan tingkat ketersediaan konektivitas yang tinggi (SLA 99.0%). Selain itu juga dilakukan pemutakhiran sistem perangkat keamanan data dengan mengimplementasikan Next Generation Firewall.
Perubahan yang terjadi dengan adanya penggunaan teknologi Informasi di Bagian SDM PTPN IV adalah efisiensi dan efektifitas pada proses bisnis dan biaya, waktu pekerjaan, transparansi data dan informasi, perubahan budaya kerja, juga kualitas pengambilan keputusan yang akan berpengaruh terhadap keberlangsungan perusahaan.
Links: