Teknologi Informasi PT Petrokimia Gresik
Name of Organization / Company: PT Petrokimia Gresik, Indonesia
Category: Award for Innovation in Technology Management, Planning & Implementation > All Other Industries
Entry Title: Teknologi Informasi PT Petrokimia Gresik
Entry:
PT Petrokimia Gresik (PG) sebagai produsen pupuk berdaya saing tinggi, menerapkan aplikasi Teknologi Informasi (TI) yang disesuaikan dengan kebutuhan serat kompleksitas usaha Perusahaan. Penerapan TI difokuskan untuk memenuhi prinsip pengembangan solusi TI, pengelolaan aset, kerangka kerja manajemen risiko, pengendalian internal, kepatuhanterhadap standar dan regulasi, dan mendukung terciptanya budaya dan peningkatan kompetensi TI seluruh karyawan berdasarkan tugas pokok dan fungsi jabatannya.
Sejak tahun 2013, pengelolaan TI mulai mengalami transisi menuju tingkat ‘Strategic’ dengan beragam kegiatan inovasi berdasarkan kolaborasi antar Departemen. Kegiatan inovasi ini menghasilkan Sistem Informasi Penebusan dan Penyaluran Pupuk Bersubsidi (SIP3), yaitu sistem pembayaran pupuk yang lebih efisien, cepat, dan handal. SIP3 mengubah prosedur manual dan rutin menjadi otomatis, sehingga proses penerbitan Delivery Order menjadi lebih cepat (dari 6 jam menjadi 1 jam), dan lebih handal (frekuensi kesalahan entri menjadi 0) dengan dukungan dari Perbankan. SIP3 juga mempercepat proses konfirmasi pembayaran dengan sistem Host-to-Host. Dari sisi konsumen, konsumen mendapat kemudahan akses pembayaran Pupuk Bersubsidi melalui kerjasama dengan perbankan.
Faktor lain yang mempercepat transisi fungsi TI dari Key Operational menuju Strategic adalah Proyek Implementasi SAP dengan aplikasi Enterprise Resource Planning yang diakui internasional. Sistem SAP disediakan dengan colocation infrastructure di Data Center untuk menjamin kehandalan dan ketersediaan sistem. Implementasi SAP memberikan transformasi proses bisnis dengan nilai tambah sinergi laporan keuangan, pengelolaan sumber daya yang lebih baik sesuai prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG), dan efisiensi proses bisnis.
Dengan semakin banyaknya proses bisnis yang tercakup dalam SAP, fungsi TI menjadi lebih strategis karena hambatan dalam pengelolaan TI telah diminimalisir. Program pengembangan didukung komite ad hoc yang secara objektif memberikan arahan, pengawasan, dan strategi pengembangan yang terdiri dari Komite Strategi TI dan Komite Pengarah TI.
Program & Aktivitas Kerja TI
Selama tahun 2015, penerapan dan pengembangan TI melalui program kerja terdiri dari:
1. Aplikasi Perencanaan dan Pengembangan Struktur Organisasi;
2. Aplikasi Pelaporan Distribusi pupuk subsidi di enam provinsi;
3. Sistem pembayaran tunai menggunakan warkat khusus;
4. Sistem Transport Online;
5. Integrasi Sistem Distributor Financing dengan Perbankan;
6. Jadwal Medical Check Up karyawan;
7. E-document Proyek Amurea;
8. Sistem monitoring masa berlaku dokumen;
9. Online Numbering System;
10. Sistem Administrasi Audit;
11. Instalasi Fiber Optic di Fasilitas Pendukung;
12. Project Asset Management;
13. Upgrade Server Email;
Dalam pengembangan dan evaluasi aplikasi, Departemen TI menggunakan konsep Software Development Life Cycle.
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) TI
Pengelolaan SDM TI meliputi beberapa aspek yaitu perekrutan personel, pengelolaan kompetensi, pendefinisian tugas dan peran, pengelolaan pelatihan personel, kebergantungan terhadap individu kunci, pengecekan personel, evaluasi kinerja serta pengelolaan mutasi dan terminasi. Pengelola TI mengikuti pelatihan berdasarkan tugas pokok dan fungsi jabatannya, antara lain Hak atas kekayaan Intelektual, dan Undang-undang Informasi & Transaksi Elektronik.
Tata Kelola TI
Pelaksanaan Tata kelola TI dilaksanakan untuk tujuan-tujuan sebagai berikut:
1. Membuat kerangka kerja TI yang sejalan dengan tata kelola perusahaan.
2. Membangun pemahaman Pengelola Perusahaan agar memahami pentingnya masalah-masalah strategis TI.
3. Membuat pencapaian kinerja dan nilai tambah yang maksimum.
4. Membuat manajemen sumber daya dan manajemen risiko yang baik.
Investasi TI
Prioritas yang digunakan dalam investasi TI diberikan berdasarkan analisis biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis) untuk memastikan agar investasi yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Analisis biaya dan manfaat dilakukan dengan Risk Based Budgeting sebagai acuan.
Belanja Modal TI
Program kerja dan aktivitas TI tahun 2015 menghabiskan anggaran belanja modal dengan realisasi sebesar Rp. 4.306.000.000,-.
Audit TI
Sebagai bagian dari kepatuhan Perusahaan terhadap prinsip GCG dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta untuk mewujudkan pengelolaan TI yang transparan, akuntabel serta bertanggung jawab, PG melakukan audit TI yaitu Audit Internal dan Audit Eksternal oleh vendor.
Konsultan TI
Pengelola TI dengan kompetensi personel yang beragam didukung oleh tiga konsultan eksternal sebagai berikut :
1. Ernest & Young;
2. Abyor International;
3. IFS Indonesia.
Laporan lengkap realisasi pengembangan Teknologi Informasi PT Petrokimia Gresik terdapat di lampiran.
Supporting Links:
https://www.youtube.com/watch?v=w0B1VcuEgME
https://www.instagram.com/p/BDw11thMwD_/
http://www.petrokimia-gresik.com/News/Petrokimia-Gresik-Luncurkan-Pembay...
https://sip3.petrokimia-gresik.com/Account/Login3.aspx?ReturnUrl=%2fAcco...
https://epro.petrokimia-gresik.com
http://recruitment.petrokimia-gresik.com
http://smk.petrokimia-gresik.com/Info.aspx?p=SMK
http://km.petrokimia-gresik.com
http://www.petrokimia-gresik.com